понедельник, 3 июня 2013 г.

Google Документы. Общий доступ, создание копии документов.

*На почту пришел документ, сделанный в среде Google Документы, и просят внести в него информацию. Тут и начинается ступор. Что делать?

1. Создание копии документов

Переходим по ссылке, если документ пришел по почте. Или просто открываем его.
Только теперь мы начинаем создавать его копию. 
В Главном меню находим Файл, из списка выбираем Создать копию. 
У нас появляется дополнительное окно, где мы указываем Новое имя файла или оставляем прежнее. Также, если нужно,  копируем еще и  настройки доступа. Это очень удобно, если у нас одна и та же группа, с которой вы обмениваетесь файлами.
Как только вы скопировали, можно приступить к изменению данного документа. Он автоматически сохраняется в корневом каталоге на сервисе Google Диск.

2. Настройка совместного доступа

Управление доступом к файлам, папкам и документам Google осуществляется с помощью настройки совместного доступа, которая находится в правом верхнем углу.
Можно задать параметры доступности для любого элемента в Google Диске, а также настроить уровень доступа для каждого пользователя или группы.
 Помимо этого вы можете:
  • Отправлять ссылки на файлы, папки и документы Google.
  • Посматривать список пользователей, имеющих доступ.
  • Добавлять соавторов, редакторов, комментаторов и читателей по имени или посредством списка рассылки.
  • Удалять соавторов и изменять их уровень доступа.
  • Передавать другим пользователям права владения своими файлами.
Параметры доступности
С помощью параметров доступности можно определить, каким образом пользователи смогут получить доступ к вашим файлам, папкам и документам Google. Для этого в поле Уровни доступа находим параметр Изменить...
Появляется окно Настройки совместного доступа. Все создаваемые, синхронизируемые и загружаемые на Google Диск элементы по умолчанию имеют статус "Личные".

 
Личный (Всем, кому дано разрешение)

Когда вы создаете документ, доступ к нему есть только у вас.
В дальнейшем вы можете предоставить доступ и другим людям. Любой пользователь, пытающийся открыть документ, должен будет войти в свой аккаунт Google, чтобы подтвердить право доступа к нему.
Вариант доступа "Личный" лучше использовать, если вы хотите открыть доступ к файлу для небольшого круга людей.
Пользователи, у которых есть ссылка
Просмотреть документ, файл или папку смогут только пользователи, которые знают их точный URL. Если вы также выберете параметр "Изменять может любой пользователь", то любой пользователь, знающий URL документа, сможет его редактировать. Вход в систему не требуется, поэтому читатели и редакторы могут быть анонимными.
Настройка Пользователи, у которых есть ссылка рекомендуется в тех случаях, когда доступ к информации необходимо предоставить большой группе людей, при этом содержимое документа не является конфиденциальным.
Общедоступно в Интернете
Общедоступные документы и файлы могут быть включены в результаты поиска, и открыть их сможет любой пользователь, который найдет их адрес. Кроме того, включив соответствующие параметры, вы можете разрешить всем пользователям, которые найдут документ, изменять его и добавлять комментарии. Такой вид доступа рекомендуется, когда необходимо распространить какую-либо информацию.
Уровни доступа
В Google Диске предусмотрено несколько уровней совместного доступа к файлам, папкам и документам Google. Если вы создали, синхронизировали или загрузили документ, то вы являетесь его владельцем, если только вы не передали право владения другому пользователю. Соавторы могут иметь один из трех уровней доступа: Читатель, Комментатор (только документы и презентации Google) и Редактор.
Владельцы
  • Редактирование документов, таблиц, презентаций и рисунков Google (только Документы Google).
  • Отправка приглашений другим редакторам, комментаторам и читателям.
  • Удаление файлов, папок и документов Google.
  • Лишение любых соавторов доступа.
  • Передача права владения другому пользователю.
  • Загрузка и удаление различных версий файлов (только синхронизированные и загруженные файлы).
  • Добавление и удаление элементов из папки.
Редакторы
  • Редактирование документов, таблиц, презентаций и рисунков Google (только Документы Google).
  • Приглашение и удаление других соавторов (только если владелец файла предоставил редакторам такое разрешение).
  • Загрузка файлов и синхронизация с другими устройствами.
  • Просмотр списка других соавторов.
  • Создание копий в Google Диске.
  • Загрузка и удаление версий файлов (только синхронизированные и загруженные файлы)
  • Добавление и удаление элементов из папки.
Редакторы не могут окончательно удалять файлы, папки и документы Google.
Читатели
  • Просмотр файлов, папок и документов Google
  • Загрузка файлов и синхронизация с другими устройствами.
  • Создание копий в Google Диске.
Читатели не могут окончательно удалять файлы, папки и документы Google, а также изменять настройки совместного доступа к элементам.
Комментаторы (только документы и презентации Google)
  • Создание комментариев к документам и презентациям Google.
  • Просмотр документов и презентаций.
  • Загрузка документов и презентаций на компьютер и их синхронизация с другими устройствами.
  • Создание копий документов и презентаций в Google Диске.
Комментаторы не могут окончательно удалять файлы, папки и документы Google, а также изменять настройки совместного доступа к элементам.

3.  Добавление пользователей

Введите адреса электронной почты в поле "Добавить пользователей". Можно добавить отдельного пользователя (прописав его e-mail), список рассылки (набрав на клавиатуре имя Группы контактов) или выбрать контакты из адресной книги (начав писать его имя или фамилию, а потом выбрать из имеющегося списка).
В раскрывающемся меню возле имени пользователя выберите уровень доступа: "Читатель", "Может оставлять комментарии" (только для документов и презентаций Google) или "Редактор".
 4.  Если вы указываете ссылку на документ, то не забудьте отрыть к нему доступ.